المقدمة

في عالم الأعمال المتسارع والمتغير، تلعب السكرتارية التنفيذية دورًا حيويًا في تعزيز كفاءة المؤسسات ونجاحها. حيث تُعد السكرتارية التنفيذية ليست مجرد وظيفة إدارية، بل هي فن يتطلب مهارات استثنائية وقدرة على التنظيم والتنسيق. تقدم شهادة محترف الأعمال المعتمد في السكرتارية التنفيذية CBP للأفراد فرصة فريدة لتطوير مهاراتهم واكتساب المعرفة اللازمة للتفوق في هذا المجال.

تُركز هذه الشهادة على تزويد المشاركين بالاستراتيجيات المتقدمة والأدوات الفعالة التي تمكنهم من إدارة الوقت بفاعلية، وتسهيل الاتصالات، ودعم فرق العمل بشكل متميز. من خلال التدريب العملي والنظري، سيتعلم المشاركون كيفية التعامل مع تحديات العمل اليومية، وتحسين الإنتاجية، وتعزيز العلاقات داخل بيئة العمل.

الجهة المانحة

تُمنح شهادة محترف الأعمال المعتمد في السكرتارية التنفيذية (CBP)  من قبل الجمعية الدولية لتدريب الأعمال (IBTA)، وهي منظمة دولية رائدة تأسست بهدف تعزيز المهارات المهنية والمعايير العالمية في مجالات متعددة مثل السكرتارية التنفيذية, والتسويق، وخدمة العملاء.تقدم الجمعية مجموعة من الشهادات الاحترافية التي تركز على تنمية المهارات الأساسية والقيادية، وتوفير موارد تعليمية مبتكرة وفرص للتواصل مع مجتمع المهنيين حول العالم، مما يجعله مرجعًا عالميًا في تطوير الكفاءات المهنية.

يُعد المركز الإداري والمالي للتدريب أحد المراكز المعتمدة من الجمعية الدولية لتدريب الأعمال (IBTA)، حيث يقدم برامج تدريبية متخصصة في مجالات الحاسوب، مما يسهم في تأهيل المحترفين لتحقيق التميز في سوق العمل منذ عام 2004م.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على مفهوم السكرتارية التنفيذية ودورها في دعم العمل الإداري وتحقيق الأداء التنظيمي الفعال.
• أن يفهم المشارك المهارات الإدارية الأساسية التي تعزز من كفاءة السكرتير التنفيذي في بيئة العمل الحديثة.
• أن يوضح المشارك استراتيجيات تحسين أداء السكرتارية التنفيذية باستخدام أدوات تحليل الأداء والعمليات.
• أن يميز المشارك بين أنواع التخطيط المختلفة ومراحل عملية التخطيط داخل منظمات الأعمال.
• أن يشرح المشارك دور السكرتير التنفيذي في تنظيم الاجتماعات قبل وأثناء وبعد انعقادها.
• أن يتقن المشارك المبادئ الأساسية لكتابة التقارير المهنية والرسائل الرسمية في بيئة العمل المكتبي.
• أن يحدد المشارك عناصر الاتصال الفعال وأساليب التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة.
• أن يطبق المشارك خطوات حل المشكلات واتخاذ القرار بفعالية في سياق مهام السكرتير التنفيذي.
• أن يستوعب المشارك أسباب ضغوط العمل وكيفية إدارتها بأساليب واستراتيجيات فعالة.
• أن يلمّ المشارك بأثر التكنولوجيا الحديثة على أداء السكرتير التنفيذي، وأهم التطبيقات والبرمجيات الداعمة.

مميزات الحصول على الشهادة

• تعزيز سيرتك الذاتية وزيادة فرص الحصول على وظائف مرموقة وترقيات في المؤسسات الرائدة.
• زيادة ثقة أصحاب الأعمال في قدراتك ومهاراتك وكفاءتك في السكرتارية التنفيذية.
• التميز عن المنافسين من خلال تطوير مهارات متقدمة في مهارة السكرتارية التنفيذية.
• تحسين شبكة العلاقات المهنية وبناء علاقات قوية مع المحترفين في مجال السكرتارية التنفيذية.
• اكتساب المهارات اللازمة في السكرتارية التنفيذية على نطاق عالمي لتوسيع آفاق الفرص.
• تعزيز القدرة على استخدام أدوات وتقنيات السكرتارية الحديثة بكفاءة.

الشروط الأهلية للحصول على الشهادة

1- يجب أن يكون لدى المتقدم التزام صادق وحقيقي بمعايير التميز.
2- يتعين على المتقدم أن يكون حاصل على شهادة عليا أو دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادلها من الشهادات التعليمية.

موضوعات الشهادة

الوحدة الأولى : مقدمة إلى السكرتارية التنفيذية

• تعريف السكرتارية التنفيذية
• دور السكرتارية التنفيذية في دعم العمل 
• أهمية السكرتارية التنفيذية في تحقيق الأداء التنظيمي الفعال
• مهام السكرتاريا التنفيذية الأساسية
• أنواع السكرتارية المسؤوليات ونطاق العمل 
• استراتيجيات تحسين أداء السكرتارية التنفيذية

الوحدة الثانية : تطوير كفاءة السكرتارية التنفيذية

• بناء الكفاءة المهنية للسكرتارية التنفيذية
• المهارات الإدارية الأساسية 
• مهارات التخطيط والتنظيم
• إدارة الوقت والأولويات 
• مهارات الإشراف والتنسيق 
• التفويض والمسؤولية
• تقييم الأداء وتحليل فعالية العمليات 
• أدوات تحليل الأداء والعمليات

الوحدة الثالثة : المنهجيات الحديثة في إدارة المكاتب التخطيط في العمل

• طبيعة عملية التخطيط في منظمات العمل 
• أنواع التخطيط في منظمات العمل
• مراحل عملية التخطيط
• أنواع مؤشرات الأداء والفرق بين كل نوع 
• تحديد الأهداف وتحقيق المرونة في العمل 
• تحديد الأهداف والأولويات
• متابعة المعلومات والمسؤوليات
• استراتيجيات بناء فرق العمل

الوحدة الرابعة : إدارة الاجتماعات

• تنظيم الاجتماعات بشكل فعال
• أركان الاجتماع الأساسية
• الأسباب الأساسية الداعية للاجتماع
• القواعد الأساسية لنجاح الاجتماعات
• دور السكرتير التنفيذي في تنظيم الاجتماعات 
• دور السكرتير التنفيذي قبل وأثناء وبعد الاجتماع.
• الشروط الواجب توفرها في الشخص الداعي للاجتماع
• مساهمة وأهمية دور الأعضاء في تحقيق نجاح الاجتماع
• كتابة محضر الاجتماع
• خطوات متابعة المحضر بعد الاجتماع

الوحدة الخامسة : الاحترافية في كتابة الرسائل والتقارير

• أساسيات كتابة الرسائل والتقارير.
• وظائف التقارير 
• أهمية كتابة التقارير
• المبادئ الأساسية لكتابة التقارير 
• أشكال التقارير النماذج الرسائل المذكرات ,الوثائق الخطية
• دورة الاتصال الكتابي في منظمات الأعمال 
• الاتصال الكتابي الفعال في كتابة التقارير 
• مراحل كتابة التقارير
• بناء نمط شكل التقرير 
• كتابة التقارير

الوحدة السادسة : الاتصال الاحترافي

• الاتصال الفعال وأهميته
• عناصر الاتصال الفعال
• أنواع الاتصال اللفظي وغير اللفظي 
• أسس التواصل الفعال في بيئة العمل 
• تحديات ومعوقات الاتصال
• مهارات التواصل الفعال الحديث، الإنصات ,الحوار الإقناع, الأسئلة
• أنواع الأسئلة وأمثلة على كل نوع
• التواصل غير اللفظي – لغة الجسد 
• التعامل مع الأنماط البشرية

الوحدة السابعة : حل المشكلات واتخاذ القرار 

• المهارات الأساسية لحل المشكلات واتخاذ القرار
• أهمية حل المشكلات واتخاذ القرار
• أهمية تعزيز مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات للسكرتير التنفيذي 
• أنواع المشكلات
• الخطوات السبع لاتخاذ القرار 
• الحل الإبداعي للمشكلات 
• أدوات الحل الإبداعي

الوحدة الثامنة : ضغوط العمل

• الجوانب الإيجابية والسلبية للضغوط
• أهمية إدارة الضغوط في عمل السكرتير التنفيذي
• أسباب الضغوط
• الأسباب التي تؤدي إلى الضغوط في العمل لدى السكرتير التنفيذي 
• أعراض الضغوط
• مراحل الضغوط
• استراتيجيات وأساليب إدارة الضغوط

الوحدة التاسعة : صحة وسلامة المكاتب 

• الصحة والسلامة المهنية في المكاتب 
• قائمة التحقق لبيئة عمل صحية وآمنة
• تقييم المخاطر وتحليل بيئة العمل
• المخاطر التي تهدد الموظفين الحاملين في المكاتب
• الصحة والسلامة في مكاتب السكرتارية التنفيذية

الوحدة العاشرة : المنهجيات الحديثة في إدارة مكاتب الأعمال المحوسبة

• دور المكاتب الحديثة في دعم الأعمال في عالم اليوم
• المحاور الرئيسية لقرارات تصميم المكاتب وأماكن العمل
• العوامل المؤثرة في تصميم المكاتب
• تصميم المكاتب وسير العمل
• إيجابيات وسلبيات المكاتب المفتوحة والمكاتب المغلقة
• المبادئ الأساسية لأخلاقيات العمل المكتبي
• تعزيز أخلاقيات العمل في منظمات الأعمال

الوحدة الحادية عشر : تنظيم المحفوظات والوثائق

• المحفوظات والوثائق
• تنظيم الملفات الورقية وملفات الكمبيوتر
• تطوير معايير تصنيف المعلومات بحسب أولويتها
• إحدى عشرة أداة تساعد في تنظيم العمل المكتبي

الوحدة الثانية عشر : التكنولوجيا والإدارة 

• اثر التكنولوجيا على الإدارة
• تطبيقات تعزز قدرات السكرتير التنفيذي البريد الإلكتروني
• العوامل التي تؤثر في أداء جهاز الحاسوب 
• أنواع أجهزة الحاسوب والتجهيزات المختلفة
• الفرص التي تقدمها التكنولوجيا في الإدارة
• أنواع البرمجيات التي تعزز بيئة الأعمال الإلكترونية

تفاصيل الإختبار

• يقدم الاختبار حضوري أو أونلاين من أي مكان
• نظام الأسئلة اختيار من متعدد (50 سؤال)
• لغة الاختبار هي اللغة الإنجليزية أو العربية
• مدة الاختبار ساعتين
• درجة النجاح 70% فأكثر
• الاختبار متاح أسبوعيا ولمدة عام ميلادي 
• الاختبار يقدم من خلال بروماتريك

(رسوم التدريب والتأهيل لا تتضمن رسوم دخول الاختبار النهائي)

الفئة المستهدفة

• مدراء وأصحاب الشركات التجارية والصناعية والسياحية
• رؤساء أقسام ادارة الأعمال
• جميع العاملين في مجال السكرتارية وادارة الخدمات
• كافة الطلاب والأكادميين المتقدمين الى وظائف ادارية 
• المستشارون الإداريون الذين يتطلعون إلى تحديث معرفتهم بأحدث تقنيات السكرتارية.
• خريجو الكليات الذين يهدفون إلى دخول سوق العمل في مجالات الإدارة والسكرتارية.