مقدمة

في عالم الأعمال المتغير والمتسارع، أصبحت الكتابة الإدارية أداة أساسية وفعالة لتحقيق التواصل المؤسسي السليم وتعزيز كفاءة العمليات الإدارية. تلعب الكتابة الإدارية دورًا حيويًا في تبسيط الإجراءات، وتوضيح المعلومات، ونقل القرارات بشكل دقيق ومنظم. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإتقان فنون الكتابة الإدارية بجميع أشكالها، مع التركيز على تحسين الجودة وتعزيز الاحترافية في إعداد التقارير، المراسلات، المذكرات، ومحاضر الاجتماعات.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على مفهوم الكتابة الإدارية وأهميتها كوسيلة اتصال فعالة.
• أن يفهم المشارك أسس وخصائص الكتابة الإدارية من حيث الوضوح، الإيجاز، والتنسيق.
• أن يوضح المشارك الأنواع المختلفة للكتابة الإدارية مثل التقارير، المراسلات، والمذكرات.
• أن يحدد المشارك خطوات الكتابة الإدارية بشكل منظم، من تحديد الهدف إلى مراجعة النصوص.
• أن يميز المشارك بين المذكرات الرسمية وغير الرسمية وفقًا للغرض الإداري.
• أن يتجنب المشارك الأخطاء الشائعة في الكتابة الإدارية مثل الأخطاء اللغوية وضعف التنسيق.
• أن يستخدم المشارك التكنولوجيا لتحسين الأداء الكتابي مثل برامج إدارة المراسلات.
• أن يطبق المشارك علامات الترقيم الأساسية لضمان وضوح النصوص الإدارية.
• أن يعد المشارك تقارير ومراسلات ومذكرات ذات جودة عالية واحترافية.

المحاور

مفهوم وأهمية الكتابة الإدارية

• تعريف الكتابة الإدارية وأهميتها كوسيلة اتصال فعالة في العمل.
• دورها في تبسيط الإجراءات وتعزيز التواصل المؤسسي.

أنواع وأساليب الكتابة الإدارية

• التقارير.
• المراسلات.
• المذكرات.
• محاضر الاجتماعات.
• صياغة القرارات والمراسلات: اختيار العبارات المناسبة والتأكد من الصياغة الرسمية والواضحة.

أسس وخصائص الكتابة الإدارية

• الالتزام بالموضوعية والدقة.
• اختيار الأسلوب المناسب للغرض.
• التنظيم والتنسيق الواضح.
• الوضوح.
• الإيجاز.
• التسلسل المنطقي.

خطوات الكتابة الإدارية

• تحديد الهدف.
• جمع المعلومات اللازمة.
• تنظيم الأفكار.
• صياغة المسودة.
• مراجعة النصوص وتنقيحها.

كتابة التقارير والمذكرات الإدارية

• تعريف التقارير الإدارية وأهميتها.
• أنواع التقارير (معلوماتية، تحليلية، توصيات).
• خطوات إعداد التقارير (جمع المعلومات، تنظيمها، عرضها، واستخلاص النتائج).
• الفرق بين المذكرات الرسمية وغير الرسمية.
• خصائص المذكرات الإدارية الفعالة.

تحديات الكتابة الإدارية

• مشكلات الكتابة الإدارية:
• الأخطاء اللغوية والنحوية.
• التكرار غير الضروري.
• عدم وضوح الأفكار.
• أبرز الأخطاء الشائعة في الكتابة الإدارية:
• ضعف التنسيق والتنظيم.
• استخدام المصطلحات غير الدقيقة.
• الإطالة أو الإيجاز غير المبرر.

دور التكنولوجيا في الكتابة الإدارية

• برامج إدارة المراسلات مثل MS Outlook.
• نظم دعم المعلومات لتحسين الأداء.
• علامات الترقيم في الكتابة الإدارية.

الفئة المستهدفة

• مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام.
• العاملون في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب.
• المهتمون بتطوير مهارات الكتابة الإدارية.
• العاملون في إعداد التقارير والمراسلات الرسمية.
• موظفو العلاقات العامة والتواصل المؤسسي.